เอกสารจะมีทั้งเอกสารภายนอก คือได้รับจากภายนอก เอกสารภายใน คือเอกสารที่หน่วยงานจัดทำขึ้น เพื่อส่งให้บุคคลหรือหน่วยงานภายนอก และเอกสารติดต่อภายใน เช่น บันทึก ระเบียบ รายงาน

 

5.2.3  ระบบการจัดเก็บเอกสาร

เอกสารทุกประเภทมีความสำคัญ จำเป็นต้องใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงกรณีที่มีปัญหาเกิดขึ้น จึงต้องมีระบบในการจัดเก็บเอกสารที่ดี ที่เหมาะสมกับงานธุรกิจ เอกสารที่เก็บต้องค้นหาได้สะดวก มีความปลอดภัย หยิบใช้ได้ง่าย นอกจากนั้นระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีต้องสามารถขยายระบบการจัดเก็บ ควบคุมมิให้สูญหาย  และง่ายต่อการทำลาย วิธีการจัดเก็บเอกสารที่นิยมใช้กันคือ การเก็บตามลำดับตัวอักษรชื่อบริษัท ห้างร้าน การเก็บเอกสารตามตัวเลข โดยใช้ตัวเลขแทนชื่อบุคคล ห้างร้าน บริษัท การเก็บเอกสารตามชื่อเรื่อง และการเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์ ใช้ชื่อสถานที่ ประเทศ จังหวัด อำเภอ เป็นหน่วยจัดเก็บ

5.2.4 การใช้เครื่องใช้สำนักงานและเทคโนโลยีที่ทันสมัยและการบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงาน

เครื่องใช้สำนักงาน หมายถึง เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน ที่จัดทำขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวก สบายในการปฏิบัติงานสำนักงาน ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องคำนวณเลข  โทรศัพท์  โทรสาร  เครื่องถ่ายเอกสาร  และเครื่องคอมพิวเตอร์  เป็นต้น การเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานชนิดใด ขนาดเท่าไรขึ้นอยู่กับขนาดและความจำเป็นของแต่ละธุรกิจ

ความสำคัญและประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน คือ ทำให้งานมีความถูกต้อง   แม่นยำ  ลดความผิดพลาด  ลดต้นทุนในการทำงาน  ช่วยให้งานเสร็จด้วยความรวดเร็ว เรียบร้อย สวยงาม และทุ่นแรงผู้ปฏิบัติ  ลดความเมื่อยล้า

การใช้เครื่องใช้สำนักงานและเทคโนโลยีที่ทันสมัย หมายถึง สำนักงานที่มีการใช้เครื่องมือเครื่องใช้อิเล็กทรอนิกส์ ในขั้นตอนการปฏิบัติงานในสำนักงานอย่างกว้างขวาง เครื่องมือเครื่องใช้ดังกล่าว สามารถเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบและครบวงจร เป็นการลดบุคลากรที่ปฏิบัติงานในสำนักงานลง

การใช้เครื่องใช้สำนักงานและเทคโนโลยีที่ทันสมัย ผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารสามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ โดยใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบใหญ่ในสำนักงาน เป็นกาประหยัดในเรื่องค่าใช้จ่ายต่างๆ

การบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงาน  การบำรุงรักษา อาจทำได้ 3 วิธี คือ

1.   เรียกใช้บริการเป็นครั้งคราว

2.   ทำสัญญารับบริการจากผู้จำหน่ายโดยตรง

3.   ศึกษาวิธีการบำรุงรักษาจากหนังสือคู่มือการใช้